Chứng từ trong xuất nhập khẩu giống như “hộ chiếu” của hàng hóa, đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong các giao dịch quốc tế. Vậy một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm những gì? Hãy cùng Green Dragon Logistic tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu đi kèm với lô hàng, bao gồm thông tin về ngày vận chuyển, tên người gửi và người nhận, phương thức vận chuyển và thanh toán, số lượng, quy cách, xuất xứ và thông số kỹ thuật của hàng hóa. 

Các tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và làm cơ sở cho quá trình giao nhận hàng hóa, thanh toán, cũng như xử lý khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên liên quan như người bán, người mua, đơn vị vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm.

2. Các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc 

Hợp đồng thương mại hay hợp đồng mua bán (Sales Contract):

Văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về thông tin hàng hóa, cơ sở giao hàng, và phương thức thanh toán.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Chứng từ thanh toán do người xuất khẩu phát hành, thể hiện đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị và thông tin ngân hàng người hưởng lợi.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List):

Danh sách chi tiết về số lượng, trọng lượng, kích thước, và cách đóng gói hàng hóa. Phiếu này nên được đặt trong bao bì ở vị trí dễ tìm thấy.

Vận đơn (Bill of Lading):

Chứng từ được đơn vị vận chuyển lập nhằm xác định quyền sở hữu hàng quá trong suốt quá trình vận chuyển. Đồng thời, đây còn được xem như là một hợp đồng vận chuyển với mục đích xác nhận quyền và nghĩa vụ giữa người XNK và nhà vận chuyển.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration):

Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển phải kê khai các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hàng xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam một cách đầy đủ.

3. Các chứng từ xuất nhập khẩu khác    

Ngoài những chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác như:

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Certificate of Origin):

Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate):

Chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thể mua tự nguyện hoặc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm, đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho lô hàng.

Thư Tín Dụng (L/C – Letter of Credit):

Đây là loại chứng từ được phát hành bởi ngân hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định. Vì vậy sẽ tránh được tình trạng người mua không nhận hàng hoặc không thanh toán.   

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate):

Chứng thư này nhằm xác nhận rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Ngăn ngừa sự lan lan dịch bệnh giữa các quốc gia/ vùng lãnh thổ khác nhau.

Bảng Chỉ Dẫn An Toàn Hóa Chất (MSDS – Material Safety Data Sheet):

MSDS là tài liệu cung cấp thông tin về hóa chất, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển và xử lý. Nó được yêu cầu ngay cả với các sản phẩm không nguy hiểm khi vận chuyển quốc tế qua đường hàng không. MSDS do người gửi cung cấp, chứa thông tin chi tiết về sản phẩm.

Ngoài chứng từ bắt buộc và thông thường kể ở trên. Thì giấy tờ cho nhập khẩu còn một chứng từ khác như:

+ Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis ).

+ Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality).

+ Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate).

+ Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích, phân loại tùy từng mặt hàng quy định.

+ Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa

4. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa?   

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước chính:

Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: In hoặc điền trực tiếp các mẫu chứng từ cần thiết (đã được nêu bên trên) trước khi làm thủ tục hải quan.

Bước 2 – Cài đặt phần mềm VNACCS: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan nếu doanh nghiệp chưa có để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Khai báo và bổ sung hồ sơ nếu hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành.

Bước 4 – Khai và truyền tờ khai Hải quan: Sử dụng phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan, sau đó lấy lệnh giao hàng.

Bước 5 – Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan: Mở và thông quan tờ khai bằng cách nộp đầy đủ chứng từ cho cơ quan hải quan, gồm các giấy tờ như giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng, invoice, packing list, bill of lading, các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu,…

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là yếu tố quyết định đến sự thành công của giao dịch quốc tế. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác các chứng từ này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn, hãy liên hệ ngay với Green Dragon Logistic để được tư vấn miễn phí!