Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu được lựa chọn nhiều nhất. Hầu hết các loại hàng hóa đều có thể vận chuyển bằng đường biển, với chi phí thấp cũng như thời gian hợp lý là ưu điểm lớn nhất mà tuyến này được lựa chọn nhiều. Và để có thể thực hiện một quá trình giao nhận hàng hoá trên đường biển thì cần nhiều công đoạn. Sau đây, Green Dragon Logistics cung cấp tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và quy định khi áp dụng hình thức này.

Tổng quan về dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển 

Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu chuyên chở có tải trọng lớn, kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển, để vận chuyển hàng hóa đến khu vực trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia. 

Điểm nổi bật của vận tải đường biển là chi phí thấp, không phát sinh phụ phí như các hình thức khác. Ngoài ra, tuyến đường giao thông trên biển vô cùng thông thoáng, hạn chế xảy ra va chạm nên đảm bảo an toàn cho hàng hóa. 

Đối với dịch vụ vận chuyển đường biển, doanh nghiệp còn có thể gửi đi nhiều mặt hàng khác nhau, kể cả hàng siêu trường – siêu trọng hoặc hàng công nghiệp có kích thước cồng kềnh. 

Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Sau đây là toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 9 bước (áp dụng cho xuất hàng FCL – hàng nguyên container):

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng yêu cầu tư vấn giá và thời gian tàu xuất hàng với tên hàng hóa, volume, trọng lượng. Nhân viên của đơn vị vận chuyển tiến hành tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng. 

Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu sẵn có

Đơn vị vận chuyển tiếp tục kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn, sau đó thông báo cho khách hàng. Ngoài ra, để lấy booking tàu thì đơn vị vận chuyển phải cung cấp một số thông tin quan trọng cho hãng tàu, bao gồm: 

  • Cảng đi (port of loading): Đây là nơi hàng hóa được xếp dỡ lên tàu. 
  • Cảng chuyển tải: Có 2 hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy vào quy định, thống nhất giữa hai bên, cũng như quãng đường vận chuyển mà có lựa chọn hình thức phù hợp. 
  • Cảng đến (port of discharge): Đây là nơi hạ container hàng hóa. 
  • Tên hàng hóa, trọng lượng: Để cung cấp tên hàng hóa, trọng lượng chính xác thì cần dựa vào thông tin trên hồ sơ chứng từ. 
  • Thời gian tàu chạy (ETD): Đây là ngày dự kiến tàu chở hàng xuất phát. 
  • Thời gian đóng hàng: Thời gian đóng hàng được xác định theo kế hoạch thống nhất giữa 2 bên. 
  • Các yêu cầu khác: Bao gồm loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió cho hàng hóa như thế nào. 

Bước 3: Nhận booking từ line và gửi khách hàng

Nếu khách hàng đồng ý với giá cước vận chuyển và lịch tàu được tư vấn thì công ty vận tải tiến hành lấy booking từ line và gửi đến khách hàng. Ở phía khách hàng có nhu cầu xuất khẩu, sau khi nhận được booking từ đơn vị vận chuyển thì cần kiểm tra thêm lần nữa các thông tin như cảng đi, cảng đến, ngày khởi hành, ngày cắt máng, loại container (container khô hay lạnh, loại 20’ hay 40’) và số lượng container để tránh xảy ra sai sót. 

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước closing time

Bước tiếp theo trong quy trình vận tải đường biển là đơn vị vận chuyển phải dựa theo closing time trên booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước thời điểm này.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, khách hàng/doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

  • 2 bản chính tờ khai hải quan (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan giữ lại). 
  • 1 bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa. 
  • 1 bản sao giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu. 
  • 1 Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh có kèm bản chính đối chiếu (nếu như doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu tiên).

Ngoài ra, hiện nay doanh nghiệp có thể khai báo hải quan thông qua hệ thống hải quan điện tử. Để tiến hành việc này, doanh nghiệp cần có đầy đủ giấy tờ như hóa đơn thương mại (commercial invoice); vận đơn (bill of lading); phiếu đóng gói (packing list); giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O; hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Bước 6: Thông quan hàng xuất

Thông quan hàng xuất cũng là một bước quan trọng trong quy trình vận tải đường biển. Cụ thể, đơn vị vận chuyển thực hiện truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử và lên tờ khai qua mạng. Lúc này, hệ thống mạng của hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa phù hợp

Bước 7: Phát hành vận đơn

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu. 

Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác

Đối với đơn vị vận chuyển hoặc line, nội dung chứng từ gửi đi bao gồm thông tin lô hàng và bill được dùng cho đơn hàng. Trường hợp là shipper invoice, packing list, bill thì không cần đến consignee để làm hồ sơ hải quan và nhận hàng.

Bước 9: Lập chứng từ kế toán và lưu file

Sau khi hoàn tất quy trình vận tải đường biển thì bộ phận chứng từ tiến hành lập profile hồ sơ, bao gồm: giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao đến bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.

Tại sao lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển của Green Dragon Logistics?

Thành lập từ năm 2000, đến nay Green Dragon Logistics đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ logistics và tư vấn giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện cho nhiều doanh nghiệp trong – ngoài nước. Theo đó, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của chúng tôi được nhiều khách hàng quan tâm, lựa chọn vì mang đến ưu điểm/lợi thế nổi bật như: 

  • Giá cước cạnh tranh, hợp lý: Nhờ có quan hệ hợp tác tốt với nhiều hãng tàu lớn hiện nay nên giá cước vận tải đường biển tại Green Dragon Logistics vô cùng cạnh tranh, hợp lý, góp phần tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. 
  • Quy trình vận tải chuyên nghiệp: Green Dragon Logistics cam kết quy trình vận tải đường biển chuyên nghiệp, có nhân viên giám sát thường xuyên và cập nhật đầy đủ trạng thái đơn hàng để khách hàng được an tâm hơn. 
  • Thời gian vận chuyển nhanh chóng: Nhờ có hệ thống điều hành xuyên suốt nên Green Dragon Logistics cam kết thời gian vận tải đường biển nhanh chóng, linh hoạt và đáp ứng tiến độ kế hoạch của doanh nghiệp. 
  • Hệ thống mạng lưới rộng rãi: Với hệ thống nhà vận chuyển, doanh nghiệp Logistics tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, chúng tôi sẵn sàng xử lý yêu cầu và khó khăn của khách hàng ở Việt Nam lẫn nước ngoài.
  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Với đội ngũ chuyên gia hàng đầu, am hiểu quy định hải quan ở từng quốc gia, Green Dragon  giúp quý doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ, thủ tục xuất – nhập khẩu đầy đủ, chính xác và nhanh chóng, từ đó đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.